Strony

poniedziałek, 26 września 2016

Kulisy pracy w branży eventowej cz. I


Pięć dni temu minęło mi równe pół roku od kiedy rozpoczęłam swoją przygodę w branży eventowej - początkowo na stanowisku Asystentki Event Managera, obecnie pracuję jako Junior Project Manager w tej samej firmie. Jeszcze rok temu marzyłam o pracy przy organizacji imprez - dzisiaj mam zbiór półrocznych doświadczeń i wrażeń za sobą. Jednak cały czas się uczę, cały czas coś mnie zaskakuje. I choć UWIELBIAM swoją pracę (tak wiem, to trochę nienormalne i nietypowe żywić takie uczucia do pracy) to oczywiście jak każda inna ma ona również swoje minusy. Bazując na własnych odczuciach postaram się przybliżyć Wam jak wygląda sprawa organizacji eventu "od kuchni".

Dlaczego?
Pomimo tego, że będąc jeszcze na studiach przeczytałam książkę pt. "Organizacja imprez" - Judy Allen, która uchodzi za swoistą biblię eventowców tak naprawdę nie wprowadziła mnie ona wystarczająco dobrze w ten świat. Wydawało mi się, że organizacja firmowych imprez to bułka z masłem - zwłaszcza dla kogoś kto łatwo odnajduje się w nowym środowisku - tak jak ja. 

Ale...
To nie wygląda tak jak w moich (i za pewne Waszych) wyobrażeniach. Duże imprezy wiążą się z napraaawdę długimi i czasochłonnymi przygotowaniami. Co powiecie na to, że już we wrześniu stratują pierwsze spotkania w sprawie Festiwalu Gwiazd, który odbywa się przecież w lipcu? Ten jeden przykład pokazuje Wam złożoność tej branży - dużych imprez nie da się zaplanować na dwa tygodnie przed realizacją

Ponieważ...
To nie jest grill ze znajomymi - gdzie wystarczy miejsce, grill z akcesoriami, paczka mięsa, alkohol i kilkoro przyjaciół. Organizację imprez zaczyna się od spotkania z klientem, omówienia jego oczekiwań, a także zaznajomienia się z budżetem przeznaczonym na imprezę. Posiadając takie informacje możemy przystąpić do działania czyli wyszukać, sprawdzić dostępność oraz koszty i zaproponować odpowiednią lokalizację, firmę cateringową, oprawę artystyczną, program imprezy, zaplecze techniczne, konferansjera, fotografa, dodatkowe atrakcje, transport, osoby do obsługi eventu itd. przy czym musimy spiąć to wszystko razem tworząc kosztorys, który zmieści się w budżecie klienta - a jeszcze lepiej jak będzie sporo niższy. 

Aczkolwiek...
Na tym nie koniec. Bo to, że przygotowaliśmy bogatą ofertę spełniającą oczekiwania klienta nie oznacza, że teraz pozostaje nam czekać na event. Byłoby wspaniale, ale rzeczywistość jest nieco inna. Teraz czekamy na feedback czyli informację zwrotną. Co by chciał zmienić, co wyrzucić z oferty a co dodać. A może wysłał zapytanie do kilku agencji eventowych i wybrał inną firmę na realizację swojej imprezy? Ja nie wyolbrzymiam - tak po prostu jest. Jeśli jednak klient zdecydował się na współpracę z nami, ale ma pewne obiekcje - działamy dalej czyli

Szukamy...
Alternatyw. Modyfikujemy ofertę kilkukrotnie, tak by finalnie spotkała się z akceptacją. Co oznacza modyfikujemy ofertę? Wracamy do punktu wyjścia czyli: wyszukujemy, sprawdzamy dostępność i wrzucamy do kosztorysu. Aczkolwiek w chwili akceptacji oferty nie oznacza to, że odkładamy projekt w kąt i przypominamy sobie o nim dopiero w dniu realizacji. Nie. Cały czas jesteśmy na linii - czyli do dyspozycji klienta.

Chociaż...
Nie zapominajmy, że dobre agencje eventowe nie pracują przez pół roku tylko nad jednym projektem. W międzyczasie realizujemy mnóstwo innych imprez (czasami dwie w ciągu jednego dnia) oraz przygotowujemy oferty dla innych klientów. Wolny weekend w lato? A co to takiego? :)

I wreszcie...
Przychodzi dzień realizacji! Zazwyczaj jesteśmy niewyspani, bo dzień lub dwa wcześniej zaczęły się montaże techniki estradowej i inne. No ale przecież nie możemy pokazać po sobie zmęczenia - uśmiech od ucha do ucha (nieważne, że spaliśmy tylko 3 godziny) + dużo kofeiny i działamy od samego świtu, chociaż impreza zaczyna się wieczorem. Pracy jest bardzo dużo, bo musimy dopilnować, żeby podwykonawcy zjawili się na czas, oraz żeby wszystko było zgodne z ofertą - a składowych jest wiele. I tak samo wiele może się pojawić problemów, które należy sprawnie rozwiązać nie wprowadzając zbędnego zamieszania i napięcia  - zarówno przed jak i w trakcie realizacji.

A gdy event się już skończył...
Nie idziecie do domów tak jak uczestnicy imprezy. Nie. Bo Wasza praca jeszcze się nie skończyła. Tak samo jak koordynowaliście montaże podwykonawców- tak samo trzeba dopilnować demontaży- zazwyczaj przy blasku księżyca ;)

Mogłabym pisać godzinami, ale jak na pierwszy raz myślę, że i tak wpis jest długi. Będą jeszcze kolejne części, już wkrótce... :)

Dobry wieczór, witam w świecie eventowców ! :)



1 komentarz:

  1. Bardzo prawdziwy wpis... Branża eventowa i obsługa cateringowa to bardzo ciężki kawałek chleba...

    Pozdrawiamy,
    SCC Service Congress Center

    OdpowiedzUsuń